ویژگی های نرم افزار حسابداری
هر سازمان بزرگی به طور حتم و بدون شک نیازمند یک بخش حسابداری قوی به همراه چند تن از حسابداران مجرب می باشد. از زمان های گذشته تا کنون تمامی مجموعه ها دارای حسابدار بوده اند؛ اما چیزی که تغییر کرده است، نوع و روش کار حسابداران می باشد. در گذشته حسابدار موظف بوده است تمامی حساب ها را به صورت دستی و در یک دفتر حسابداری بنویسد؛ اما امروزه با به بازار آمدن نرم افزارهای حسابداری کار حسابداران به نسبت ساده تر و سریعتر شده است. همچنین این نرم افزار ها حسابداران را در زمینه کاهش خطا، ثبت حسابداری، تنظیم راحت تر گزارش های قانونی، و همچنین تحلیل دقیق تر شرایط مالی کسب و کار یاری می کنند. اگر شما هم یک حسابدار خبره هستید که به دنبال انتخاب یک نرم افزار حسابداری به روز می گردید و یا کارفرمایی هستید که قصد تهیه یک نرم افزار حسابداری خوب برای حسابداران و مدیران مالی خود می گردید، برای شناخت بیشتر نرم افزار های حسابداری، در ادامه با ما همراه باشید.
ویژگی های یک نرم افزار حسابداری ایده آل
یک نرم افزار حسابداری خوب لازم است حداقل دارای ویژگی هایی چون ارائه دادن گزارش های تحلیلی و کاربردی، ویژگی های بصری و گرافیکی مناسب، یکپارچگی، به روز بودن، سازگاری با کسب و کار، گسترش پذیری، تضمین امنیت اطلاعات مالی شما، سادگی و کار پسند بودن، قیمت مناسب، و همچنین پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت بالا باشد.
ارائه گزارش های تحلیلی و کاربردی
امروزه یکی از دلیل های موثر در پیشرفت و یا حتی سقوط کسب و کارها، اطلاعات می باشند. در اصل مدیران می توانند با تجزیه و تحلیل اطلاعات، تصمیمی بهتر، هوشمندانه تر، و همچنین مطمئن تر بگیرند.
طبق آمارهای به دست آمده به تقریب بیش از 70 درصد کسب و کارها قبل از آن که 3 سالگی خود را جشن بگیرند، به علت دسترسی نداشتن به اطلاعات کافی و همچنین نداشتن یک تحلیل صحیح از وضع موجود، شکست خورده اند.
تمامی موارد گفته شده نشان می دهد که داشتن یک نرم افزار حسابداری مناسب و به روز که بتوانند گزارش های مورد نیاز شما را ارائه دهد یکی از واجبات برای شما می باشد. علاوه بر تمامی موارد گفته شده، سازمان ها هر ساله باید گزارش های قانونی مانند گزارش خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهارنامه مالیاتی را ارائه دهند که تمامی این ها وقت بسیاری را از حسابداران می گیرد. حسابداران می توانند با استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب، گزارش های دقیق تری را طی مدت زمان کوتاه تر ارائه دهند.
ویژگی های بصری و گرافیکی مناسب
درست است که با یک نگاه کلی می توان گفت حسابداری، فعالیتی متمرکز بر اعداد و ارقام است، اما به وضوح مشخص است که ارائه نمودارها و گزارش هایی که به شیوه بصری ارائه می شوند، از جذابیت بیشتری برخوردار بوده و باعث می شود حسابداران تحلیلی مناسب تر داشته باشد. همچنین این گزارش هایی که به شیوه ای مناسب و روان به مدیران ارائه می شود، می توانند سبب درک شفاف تر از وضعیت و موقعیت کسب و کار شوند و نتیجه حاصل از آن، سهولت ارتباط میان حسابداران و مدیران مالی با مدیران ارشد شرکت و سازمان خواهد بود.
یکپارچگی
همانطور که مستحضر هستید برای یک سازمان صرفاً ثبت سند حسابداری کفایت نمی کند؛ بلکه سازمان ها فعالیت های گوناگونی چون کنترل عملیات چک، انبارداری، کنترل حساب های بانکی، خرید از تامین کنندگان، محاسبه دستمزد پرسنل و کارمندان، مدیریت فروش و... دارد و در نهایت تمامی اطلاعات ذکر شده تبدیل به موجودی های مالی سازمان خواهند شد.
یکپارچه سیستم حسابداری در ثبت شدن منسجم اطلاعات کمک و از دوباره کاری پیشگیری می کند. همچنین تجمیع اطلاعات به شکل سازمان یافته در دسترس خواهد بود.
به روز بودن
یکی از مهم ترین و اساسی ترین نیازهای یک نرم افزار حسابداری شرکتی، سازگاری با تغییرات قانونی و استانداردها می باشد. در نتیجه بسیار حائز اهمیت است که شرکت ارائه دهنده نرم افزار بتواند آنقدر قوی باشد که با سرعت بالا تغییرات اعمال شده را در سیستم ایجاد نماید؛ تا حسابدار بابت تغییرات قوانین و مقررات نگرانی نداشته باشد.
هر کسب و کاری با توجه به زمینه فعالیت خود در حوزه های متفاوت من جمله تولیدی، بازرگانی، و... به راهکار های ویژه همان کسب و کار احتیاج دارد؛ که نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده کلی جدا نیستند.
به طور مثال یک شرکت فعال در در حوزه پیمانکاری به نرم افزاری احتیاج دارد که بتواند موضوعات این حوزه را به لحاظ مالی به خوبی مدیریت کند.
داشتن امکان تبدیل گزارش‌ها و اسناد به فایل اکسل
در نظر شمار زیادی از حسابداران اکسل هنوز هم یکی از پرکاربرد ترین نرم افزار حسابداری در جهان به شمار می‌آید. امروزه نیز بسیاری از نهاد ها و سازمان ها گزارش های مالی خود را به صورت فایل اکسل ارائه می دهند؛ و اگر سند مالی را به صورت فایل اکسل در بیاورید، به طور حتم در همه جا قابلیت استفاده کردن را خواهد داشت. امکان تبدیل گزارش ها و اسناد مالی به اکسل ممکن است در ظاهر بسیار ساده و غیر ضروری باشد، در حالی که حسابدار به طور مداوم نیاز به گزارشهای مالی در قالب اکسل دارند.
امروزه نیز شاهد هستیم که هنوز هم در بسیاری از نرم افزارهای حسابداری این قابلیت افزوده نشده است و در برخی مواقع به صورت محدود در دسترس قرار دارد.
گسترش پذیری
شاید شما هم از صاحبین مجموعه های بزرگ و شرکت های خصوصی عظیم شنیده باشید که در مصاحبه های خود بار ها ذکر کرده اند که از یک جای کوچک یا حتی از یک زیر پله شروع کرده اند و الان به این جایگاه دست پیدا کرده اند.
کاملاً مشخص است که کسب و کارها روز به روز نسبت به جایگاه اولیه خود پیشرفت می کنند. این پیشرفت می تواند در میزان ارائه خدمات و محصولات، افزایش تعداد پرسنلین، افزایش گردش مالی و... باشد.
به طور مشخص یک سیستم حسابداری که فقط بتوانند امور مالی حدود 10 نفر را مدیریت کند، با گذر زمان و با افزایش پرسنلین جواب گوی نیاز حسابدار مجموعه نخواهد بود.
تمامی موارد ذکر شده حاکی از رشد کسب و کارها و بیشتر شدن نیاز به ویژگی های بسته نرم افزاری می باشد. شما باید توجه داشته باشید نرم افزاری که انتخاب می کنید قابلیت گسترش پذیری داشته باشد و بتواند طی گذشت زمان نیز پاسخگوی نیازهای شما باشند؛ و به گونه ای نباشد که مجبور شوید پس از از رشد کسب و کار و پیشرفت فعالیت های مجموعه نرم افزار را به دلیل ناسازگاری کنار بگذارید. چراکه هزینه قابل توجهی را باید صرف خرید و آموزش نرم افزار جدید کنید
با این تفاسیر بهتر است است ارائه دهنده نرم افزاری را برگزینید که با سبد محصولی مناسب بتواند پاسخگویی شما طی گذر زمان باشد و حسابدار تان بتواند بدون دغدغه و نگرانی به فعالیت خود ادامه دهد.
حفظ و تضمین امنیت اطلاعات مالی مجموعه
یکی از مهمترین اطلاعاتی که در هر سازمان وجود دارد، اطلاعات مالی می باشد. در صورتی که ثبت اطلاعات مالی با مشکل مواجه شود و یا سوء استفاده از این اطلاعات صورت گیرد، آسیب های جدی و حتی شاید جبران ناپذیری به سازمان وارد خواهد شد.
حساس بودن نسبت به امنیت اطلاعات یکی از مهم ترین نکاتی است که باید حین انتخاب نرم افزار حسابداری به آن توجه نمایید. حسابداران می توانند جهت اطمینان پیدا کردن از نحوه ارائه خدمات و کیفیت نرم افزار حسابداری نگاهی به سوابق و تعداد مشتریان، و همچنین میزان رضایت آن ها از شرکت ارائه دهنده نرم افزار بیاندازند.
سادگی و کاربر پسند بودن نرم افزار
با یک نگاه اجمالی به فعالیت و میزان موفقیت بسیار شرکت مایکروسافت، می توان دریافت که کاربر پسند بودن و سادگی کار با نرم افزار های این شرکت یکی از دلایل اصلی موفقیت های شرکت مایکروسافت بوده است.
به طور مثال افراد در هر سن و با هر شرایطی می توانند به سادگی با نرم افزارهایی چون ورد (word) یا پاور پوینت (Power point) کار کنند و مهارت خود را به سادگی و فقط با تمرین افزایش دهند.
نرم افزارهای حسابداری نیز لازم است به همین صورت باشند. مهم است که حسابدار بتواند به سادگی نحوه کار کردن با نرم افزار را یاد بگیرد و به سرعت تسلط کافی پیدا کند.
اگر نرم افزار حسابداری کاربردی و در عین حال ساده باشد به حسابدار کمک می کند تا بهره وری کاری خود را افزایش داده و همچنین از تنش های وی می کاهد.
جهت اطلاعات بیشتر جهت نرم افزار حسابداری سایا سیستم بهترین گزینه برای شما عزیزان است.
قیمت منصفانه
نکته حائز اهمیت این است که هزینه ای که برای یک نرم افزار حسابداری می پردازید صرفاً به همان جا ختم نخواهد شد؛ بلکه اگر نرم افزار خریداری شده هر یک از قانون های گفته شده در بالا را نقض کند، در هزینه های جاری شما تاثیر گذار خواهد بود به طور مثال اگر نرم افزار قابلیت گسترش دهی نداشته باشد، فراگیری و تسلط بر آن بسیار سخت و پیچیده باشد، قابلیت گسترش همگام با رشد سازمان را نداشته باشد، کیفیت پشتیبانی فنی آن پایین باشد، و... آسیب های بسیار شدید به کسب و کار شما خواهد زد و هزینه های کلان و حتی شاید جبران ناپذیری به سازمان وارد خواهد کرد.